Cómo hacer un presupuesto en Excel paso a paso (plantilla gratis)

Un presupuesto en Excel no necesita ser complicado para ser útil. Necesita una estructura sencilla, una docena de categorías que no cambien, las dos cifras que de verdad cuentan (lo que queda a final de mes y la tasa de ahorro) y un hábito que quepa en diez minutos al mes. Todo lo demás es decoración.

Este tutorial recorre paso a paso la construcción de un presupuesto mensual en una hoja de cálculo. Se apoya en nuestra plantilla Excel de presupuesto mensual gratuita, que se descarga sin registro: puede rellenarla mientras lee o inspirarse en ella para crear su propio archivo. Las cifras citadas son las de los ejemplos ficticios de la plantilla.

Paso 1: una fila por ingreso o por gasto

La primera decisión es la más importante: cómo ordenar los datos. El reflejo habitual es dibujar una gran tabla con las categorías en filas y los doce meses en columnas. Parece clara, pero se complica en cuanto un gasto cambia de naturaleza, un mes tiene dos facturas del mismo tipo o se quiere filtrar.

La forma más robusta es una lista: una fila por ingreso o por gasto, cada mes. En la plantilla, la pestaña «Presupuesto» tiene estas columnas:

• Mes: sirve cualquier día del mes, el libro solo mira el mes;
• Sección: ingreso o gasto;
• Categoría: elegida en una lista;
• Importe (€);
• Pagado por: yo, pareja o ambos, útil para una pareja;
• Fijo: sí o no, ¿se repite el gasto cada mes?;
• Comentario: libre.

La plantilla ofrece seiscientas filas de entrada, cuatro años a una docena de filas por mes. Una lista se ordena, se filtra, se copia y se alarga sin romper nada: eso es lo que la hace duradera. Los cálculos se hacen en otro sitio, en una pestaña de resumen que lee esa lista.

Paso 2: elegir una docena de categorías estables

La tentación es detallarlo todo: panadería, gasolina, peajes, streaming, peluquería… Al tercer mes nadie sabe dónde va cada cosa y el archivo acaba abandonado. Más vale una docena de categorías estables que cincuenta que se acaban dejando de rellenar.

La plantilla propone 6 categorías de ingresos (el salario de cada uno, primas, alquileres cobrados, ayudas, otros ingresos) y 12 categorías de gastos:

1. vivienda (alquiler o hipoteca);
2. suministros y energía;
3. supermercado;
4. transporte;
5. seguros;
6. suscripciones y teléfono;
7. salud;
8. hijos;
9. ocio y salidas;
10. vacaciones;
11. impuestos;
12. regalos y varios.

La lista ayuda, no prohíbe nada: una categoría que no esté en ella puede escribirse a mano. En el resumen, el gráfico de anillo del reparto de gastos la agrupa entonces en «Otras partidas». La regla útil es, sobre todo, no cambiar de categorías por el camino; si no, los meses dejan de ser comparables. Para saber qué métricas seguir después, nuestro artículo sobre el seguimiento del presupuesto detalla las más útiles.

Paso 3: calcular lo que queda y la tasa de ahorro

Dos cifras resumen un mes.

Lo que queda tras los gastos es lo que sobra una vez pagado todo: ingresos menos gastos. Dividido entre los ingresos, da la tasa de ahorro, la cifra que dice si su patrimonio puede crecer.

Con los ejemplos ficticios de la plantilla, en octubre:

	Octubre
Ingresos	4.950 €
Gastos	3.440 €
Lo que queda tras los gastos	1.510 €
Tasa de ahorro	30,5 %

La cuenta es sencilla: 4.950 − 3.440 = 1.510 €, y 1.510 ÷ 4.950 = 30,5 %. La pestaña «Resumen» de la plantilla lo muestra para el mes elegido, junto con la parte de gastos fijos y el reparto de los gastos por categoría.

Estas cifras son referencias de lectura, no objetivos: dependen de sus ingresos, de su vivienda y de sus proyectos. Una tasa de ahorro que baja un mes de vacaciones no tiene nada de alarmante; lo que informa es la tendencia a lo largo de varios meses. Ese sobrante mensual es también lo que alimenta su fondo de emergencia: conocerlo le permite saber en cuánto tiempo puede constituirlo.

Paso 4: distinguir gastos fijos y variables

La columna «Fijo» parece secundaria. Sin embargo, es muy valiosa. Los gastos fijos vuelven cada mes sin que tenga que pensar en ellos; los variables cambian de un mes a otro y son aquellos sobre los que puede actuar a corto plazo.

En los ejemplos de la plantilla están marcados como fijos la vivienda, los suministros y la energía, los seguros, las suscripciones y el teléfono, y los impuestos. El supermercado, el transporte, la salud, los hijos, el ocio y las vacaciones son variables. Se ve en los importes: la vivienda se mantiene en 1.150 € en septiembre y en octubre, mientras que las vacaciones pasan de 0 a 250 €.

El resumen calcula la parte de gastos fijos en el total del mes. Una parte elevada significa un presupuesto rígido: poco margen si baja un ingreso. No es un defecto en sí, pero es un dato que conviene tener antes de comprometerse con un nuevo gasto recurrente.

Paso 5: mantener un histórico de doce meses

Un mes aislado dice poco. Un pago trimestral de impuestos, la vuelta al cole o unas vacaciones de verano bastan para distorsionar la imagen. Lo que hace útil el presupuesto es la comparación en el tiempo.

Debajo del mes de un vistazo, el resumen de la plantilla coloca doce meses lado a lado, a partir del primer mes introducido: ingresos, gastos, lo que queda y tasa de ahorro, con un gráfico de ingresos y gastos. Un saldo negativo aparece en rojo, lo que permite localizar de un vistazo los meses en los que ha tirado de sus ahorros.

En doce meses, los gastos anuales (un seguro pagado de una vez, los regalos de fin de año, las vacaciones de verano) encuentran su sitio, y la tasa de ahorro media del año se vuelve legible.

Paso 6: actualizarlo en diez minutos al mes

Aquí es donde fracasan la mayoría de los presupuestos: introducir los datos se vuelve una carga. Este es el método que funciona.

1. El primer mes, anote cada ingreso y cada gasto en la pestaña «Presupuesto», a partir de sus extractos. Es la única sesión algo larga.
2. Los meses siguientes, copie las filas del mes anterior, cambie el mes y ajuste los importes que hayan variado. Los fijos casi nunca cambian; solo los variables requieren un vistazo al extracto.
3. Abra el «Resumen»: se muestra automáticamente el último mes introducido. Para ver un mes anterior, escriba otra fecha en la celda dorada.

En la plantilla solo hay que rellenar las celdas doradas. El archivo no contiene macros ni scripts: se abre en Excel, en Google Sheets (súbalo a Google Drive y elija «Abrir con › Hojas de cálculo de Google») y también en LibreOffice y Numbers.

Las fórmulas, para entender o rehacer el libro

Si construye su propio archivo, bastan dos funciones: SUMAR.SI.CONJUNTO y FECHA.MES.

Para sumar los gastos de un mes, las fechas deben estar entre el primer día del mes y el primer día del mes siguiente. Eso es lo que permite introducir cualquier día del mes en la columna «Mes». Con el primer día del mes mostrado en C6:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(Presupuesto!$D$6:$D$605;Presupuesto!$B$6:$B$605;"Gasto";Presupuesto!$A$6:$A$605;">="&C6;Presupuesto!$A$6:$A$605;"<"&FECHA.MES(C6;1))

La misma fórmula con «Ingreso» da los ingresos. Lo que queda es una resta, y la tasa de ahorro una división protegida contra un mes vacío:

=SI(C10=0;"";C9/C10)

donde C9 contiene lo que queda y C10 los ingresos. Para el histórico, FECHA.MES también genera los doce meses: la plantilla parte del primer mes introducido, le suma 0, 1, 2… hasta 11 meses y aplica a cada fila el mismo SUMAR.SI.CONJUNTO. La plantilla solo utiliza estas fórmulas corrientes, y por eso funciona en todas partes.

Los errores más frecuentes

• Demasiadas categorías. Más allá de una docena, la entrada de datos se ralentiza y las comparaciones pierden sentido. Agrupe.
• Conservar los ejemplos. Las filas ya rellenas de la plantilla (dos meses, septiembre y octubre) son ficticias y llevan la nota «Ejemplo ficticio: bórrelo». Bórrelas antes de empezar; si no, se mezclarán con sus cifras.
• Olvidar los gastos anuales. Un impuesto o un seguro que se paga una vez al año se anota en el mes en que se paga. El histórico de doce meses lo pone en perspectiva.
• Cambiar de categorías a mitad de año. Los meses dejan de ser comparables. Si de verdad falta una categoría, añádala, pero mantenga las demás.
• Tomar las referencias por reglas. Una tasa de ahorro del 30,5 % no es una meta: es el resultado de un ejemplo ficticio. Lo que cuenta es su propia tendencia.
• Abandonar tras un mes sin anotar. Basta con copiar las filas del último mes introducido y ajustar. Diez minutos, no más.

Cuando la hoja de cálculo ya no basta

Un presupuesto en Excel funciona bien mientras sigue siendo un presupuesto. Los límites aparecen cuando se quiere conectar con todo lo demás: el ahorro que se acumula, las inversiones, la hipoteca, la tesorería de los próximos meses. La hoja de cálculo se convierte entonces en una colección de pestañas que no se hablan entre sí, como explicamos en por qué Excel no es suficiente.

Ese día no se pierde nada. La plantilla se importa en Patrice, gratis: Ajustes › Importar y exportar › Importar › Importación Presupuesto. Patrice reconoce las columnas Mes, Sección, Categoría, Importe, Pagado por y Fijo, clasifica cada fila como ingreso o gasto y le muestra los meses que se escribirán antes de confirmar. Cada mes importado sustituye al mes ya guardado, y el archivo se lee en su navegador.

Patrice relaciona entonces su presupuesto con su patrimonio y con sus previsiones de tesorería. El presupuesto avanzado (la parte de cada uno en la pareja, objetivos de ahorro, análisis por IA) forma parte de Premium; la plantilla sigue siendo gratuita y completa.

Para empezar, solo necesita un archivo y los extractos del mes pasado: descargue la plantilla Excel de presupuesto, borre los ejemplos e introduzca su primer mes.