Haushaltsbuch in Excel führen: Schritt für Schritt
Eine Zeile pro Ausgabe, ein Dutzend Kategorien, was übrig bleibt und die Sparquote: So führen Sie Ihr Haushaltsbuch in Excel, Schritt für Schritt.
Ein Haushaltsbuch in Excel muss nicht kompliziert sein, um nützlich zu sein. Es braucht eine einfache Struktur, ein Dutzend Kategorien, die sich nicht ändern, die zwei Zahlen, die wirklich zählen (was am Monatsende übrig bleibt und die Sparquote), und eine Gewohnheit, die in zehn Minuten pro Monat passt. Alles andere ist Dekoration.
Diese Anleitung zeigt Schritt für Schritt, wie Sie ein monatliches Haushaltsbuch in einer Tabellenkalkulation aufbauen. Sie stützt sich auf unsere kostenlose Excel-Vorlage für das Haushaltsbuch, die Sie ohne Anmeldung herunterladen: Sie können sie beim Lesen ausfüllen oder sich davon für eine eigene Datei inspirieren lassen. Die genannten Zahlen stammen aus den fiktiven Beispielen der Vorlage.
Schritt 1: eine Zeile pro Einnahme oder Ausgabe
Die erste Entscheidung ist die wichtigste: wie die Daten angeordnet werden. Der übliche Reflex ist eine große Tabelle mit den Kategorien in Zeilen und den zwölf Monaten in Spalten. Sie wirkt übersichtlich, wird aber umständlich, sobald sich eine Ausgabe ändert, ein Monat zwei Rechnungen derselben Art hat oder Sie filtern möchten.
Die robusteste Form ist eine Liste: eine Zeile pro Einnahme oder Ausgabe, jeden Monat. In der Vorlage hat das Blatt „Haushaltsbuch“ diese Spalten:
- Monat: Ein beliebiger Tag des Monats genügt, die Arbeitsmappe schaut nur auf den Monat;
- Bereich: Einnahme oder Ausgabe;
- Kategorie: aus einer Liste gewählt;
- Betrag (€);
- Bezahlt von: ich, Partner oder gemeinsam, nützlich für Paare;
- Fest: ja oder nein, kehrt die Ausgabe jeden Monat wieder;
- Bemerkung: frei.
Die Vorlage bietet sechshundert Eingabezeilen, vier Jahre bei rund zwölf Zeilen pro Monat. Eine Liste lässt sich sortieren, filtern, kopieren und verlängern, ohne dass etwas kaputtgeht: Das macht sie dauerhaft. Gerechnet wird anderswo, in einem Übersichtsblatt, das diese Liste liest.
Schritt 2: ein Dutzend stabiler Kategorien wählen
Die Versuchung ist groß, alles aufzuschlüsseln: Bäcker, Tanken, Maut, Streaming, Friseur… Im dritten Monat weiß niemand mehr, was wohin gehört, und die Datei wird aufgegeben. Ein Dutzend stabiler Kategorien ist besser als fünfzig, die man irgendwann nicht mehr ausfüllt.
Die Vorlage bietet 6 Kategorien für Einnahmen (das Gehalt jedes Partners, Prämien, Mieteinnahmen, Zuschüsse, sonstige Einnahmen) und 12 Kategorien für Ausgaben:
- Wohnen (Miete oder Kredit);
- Nebenkosten und Energie;
- Lebensmittel;
- Mobilität;
- Versicherungen;
- Abos und Telefon;
- Gesundheit;
- Kinder;
- Freizeit und Ausgehen;
- Urlaub;
- Steuern;
- Geschenke und Sonstiges.
Die Liste hilft, sie verbietet nichts: Eine fehlende Kategorie kann von Hand eingetippt werden. In der Übersicht erscheint sie im Ringdiagramm der Ausgaben dann unter „Sonstige Posten“. Die nützliche Regel lautet vor allem, die Kategorien unterwegs nicht zu ändern, sonst lassen sich die Monate nicht mehr vergleichen. Welche Kennzahlen Sie danach verfolgen sollten, erklärt unser Artikel zur Haushaltsplanung.
Schritt 3: berechnen, was übrig bleibt, und die Sparquote
Zwei Zahlen fassen einen Monat zusammen.
Was nach den Ausgaben übrig bleibt, ist der Rest, wenn alles bezahlt ist: Einnahmen minus Ausgaben. Geteilt durch die Einnahmen ergibt das die Sparquote, die Zahl, die zeigt, ob Ihr Vermögen wachsen kann.
Mit den fiktiven Beispielen der Vorlage, im Oktober:
| Oktober | |
|---|---|
| Einnahmen | 4.950 € |
| Ausgaben | 3.440 € |
| Übrig nach Ausgaben | 1.510 € |
| Sparquote | 30,5 % |
Die Rechnung ist einfach: 4.950 − 3.440 = 1.510 €, und 1.510 ÷ 4.950 = 30,5 %. Das Blatt „Übersicht“ der Vorlage zeigt sie für den gewählten Monat an, zusammen mit dem Anteil der Fixkosten und der Aufteilung der Ausgaben nach Kategorie.
Diese Zahlen sind Orientierungswerte, keine Ziele: Sie hängen von Ihren Einnahmen, Ihrer Wohnsituation und Ihren Plänen ab. Eine Sparquote, die in einem Urlaubsmonat sinkt, ist kein Grund zur Sorge; aussagekräftig ist der Trend über mehrere Monate. Dieser monatliche Überschuss speist auch Ihren Notgroschen: Wer ihn kennt, weiß, wie lange der Aufbau dauert.
Schritt 4: Fixkosten und variable Kosten trennen
Die Spalte „Fest“ wirkt nebensächlich. Sie ist aber wertvoll. Fixkosten kommen jeden Monat wieder, ohne dass Sie daran denken müssen; variable Kosten schwanken von Monat zu Monat, und auf sie haben Sie kurzfristig Einfluss.
In den Beispielen der Vorlage sind Wohnen, Nebenkosten und Energie, Versicherungen, Abos und Telefon sowie Steuern als fest markiert. Lebensmittel, Mobilität, Gesundheit, Kinder, Freizeit und Urlaub sind variabel. Das zeigt sich an den Beträgen: Wohnen bleibt im September und Oktober bei 1.150 €, während Urlaub von 0 auf 250 € steigt.
Die Übersicht berechnet den Anteil der Fixkosten an den Ausgaben des Monats. Ein hoher Anteil bedeutet ein starres Budget: wenig Spielraum, wenn eine Einnahme wegfällt. Das ist an sich kein Fehler, aber gut zu wissen, bevor Sie eine neue wiederkehrende Ausgabe eingehen.
Schritt 5: einen Verlauf über zwölf Monate führen
Ein einzelner Monat sagt wenig aus. Eine Steuervorauszahlung, der Schulanfang oder der Sommerurlaub genügen, um das Bild zu verzerren. Erst der Vergleich über die Zeit macht das Haushaltsbuch nützlich.
Unter dem Monat auf einen Blick stellt die Übersicht der Vorlage zwölf Monate nebeneinander, ab dem ersten erfassten Monat: Einnahmen, Ausgaben, was übrig bleibt und Sparquote, mit einem Diagramm der Einnahmen und Ausgaben. Ein negativer Rest wird rot angezeigt, sodass Sie die Monate, in denen Sie auf Erspartes zurückgegriffen haben, sofort erkennen.
Über zwölf Monate finden auch jährliche Ausgaben (eine einmal gezahlte Versicherung, Weihnachtsgeschenke, der Sommerurlaub) ihren Platz, und die durchschnittliche Sparquote des Jahres wird ablesbar.
Schritt 6: in zehn Minuten pro Monat aktualisieren
Hier scheitern die meisten Haushaltsbücher: Das Eintragen wird zur lästigen Pflicht. Diese Methode hält durch.
- Im ersten Monat tragen Sie jede Einnahme und jede Ausgabe im Blatt „Haushaltsbuch“ ein, anhand Ihrer Kontoauszüge. Das ist die einzige etwas längere Sitzung.
- In den folgenden Monaten kopieren Sie die Zeilen des Vormonats, ändern den Monat und passen die Beträge an, die sich geändert haben. Fixkosten ändern sich kaum; nur die variablen verlangen einen Blick auf den Kontoauszug.
- Öffnen Sie die „Übersicht“: Der zuletzt erfasste Monat wird automatisch angezeigt. Um einen früheren Monat zu sehen, tippen Sie ein anderes Datum in die goldene Zelle.
In der Vorlage sind nur die goldenen Zellen auszufüllen. Die Datei enthält weder Makros noch Skripte: Sie öffnet sich in Excel, in Google Sheets (in Google Drive hochladen, dann „Öffnen mit › Google Tabellen“) sowie in LibreOffice und Numbers.
Die Formeln, um die Arbeitsmappe zu verstehen oder nachzubauen
Wenn Sie eine eigene Datei bauen, genügen zwei Funktionen: SUMMEWENNS und EDATUM.
Um die Ausgaben eines Monats zu addieren, müssen die Daten zwischen dem ersten Tag des Monats und dem ersten Tag des Folgemonats liegen. Genau das erlaubt es, in der Spalte „Monat“ einen beliebigen Tag einzutragen. Mit dem ersten Tag des angezeigten Monats in C6:
=SUMMEWENNS(Haushaltsbuch!$D$6:$D$605;Haushaltsbuch!$B$6:$B$605;"Ausgabe";Haushaltsbuch!$A$6:$A$605;">="&C6;Haushaltsbuch!$A$6:$A$605;"<"&EDATUM(C6;1))
Dieselbe Formel mit „Einnahme“ liefert die Einnahmen. Was übrig bleibt, ist eine Subtraktion, und die Sparquote eine Division, die gegen einen leeren Monat abgesichert ist:
=WENN(C10=0;"";C9/C10)
wobei C9 den Rest und C10 die Einnahmen enthält. Für den Verlauf erzeugt EDATUM auch die zwölf Monate: Die Vorlage geht vom ersten erfassten Monat aus, addiert 0, 1, 2… bis 11 Monate und wendet auf jede Zeile dieselbe SUMMEWENNS an. Die Vorlage verwendet nur diese gewöhnlichen Formeln, deshalb funktioniert sie überall.
Häufige Fehler
- Zu viele Kategorien. Jenseits eines Dutzends wird das Eintragen langsamer und Vergleiche verlieren ihren Sinn. Fassen Sie zusammen.
- Die Beispiele behalten. Die bereits ausgefüllten Zeilen der Vorlage (zwei Monate, September und Oktober) sind fiktiv und mit „Fiktives Beispiel: bitte löschen“ markiert. Löschen Sie sie, bevor Sie beginnen, sonst vermischen sie sich mit Ihren Zahlen.
- Jährliche Ausgaben vergessen. Eine Steuer oder Versicherung, die einmal im Jahr fällig wird, tragen Sie in dem Monat ein, in dem sie bezahlt wird. Der Zwölf-Monats-Verlauf rückt sie ins rechte Licht.
- Kategorien mitten im Jahr ändern. Die Monate lassen sich nicht mehr vergleichen. Fehlt wirklich eine Kategorie, ergänzen Sie sie, behalten Sie aber die anderen.
- Orientierungswerte für Regeln halten. Eine Sparquote von 30,5 % ist kein Ziel: Sie ist das Ergebnis eines fiktiven Beispiels. Was zählt, ist Ihr eigener Trend.
- Nach einem verpassten Monat aufgeben. Es genügt, die Zeilen des zuletzt erfassten Monats zu kopieren und anzupassen. Zehn Minuten, nicht mehr.
Wenn die Tabelle nicht mehr reicht
Ein Haushaltsbuch in Excel funktioniert gut, solange es ein Haushaltsbuch bleibt. Die Grenzen zeigen sich, wenn Sie es mit dem Rest verbinden wollen: dem wachsenden Ersparten, den Geldanlagen, dem Immobilienkredit, der Liquidität der kommenden Monate. Die Tabelle wird dann zu einer Sammlung von Blättern, die nicht miteinander sprechen, wie wir in warum Excel nicht ausreicht erklären.
An diesem Tag geht nichts verloren. Die Vorlage lässt sich kostenlos in Patrice importieren: Einstellungen › Import & Export › Importieren › Budget-Import. Patrice erkennt die Spalten Monat, Bereich, Kategorie, Betrag, Bezahlt von und Fest, ordnet jede Zeile als Einnahme oder Ausgabe ein und zeigt Ihnen vor dem Bestätigen die Monate, die geschrieben werden. Jeder importierte Monat ersetzt den bereits gespeicherten, und die Datei wird in Ihrem Browser gelesen.
Patrice verknüpft Ihr Budget dann mit Ihrem Vermögen und Ihren Liquiditätsprognosen. Das erweiterte Budget (Anteil jedes Partners, Sparziele, KI-Analyse) gehört zu Premium; die Vorlage selbst bleibt kostenlos und vollständig.
Für den Anfang brauchen Sie nur eine Datei und die Kontoauszüge des letzten Monats: Laden Sie die Excel-Vorlage für das Haushaltsbuch herunter, löschen Sie die Beispiele und erfassen Sie Ihren ersten Monat.
