Fazer o orçamento no Excel, passo a passo (modelo gratuito)

Um orçamento no Excel não precisa de ser complicado para ser útil. Precisa de uma estrutura simples, de uma dúzia de categorias que não mudam, dos dois números que realmente contam (o que sobra no fim do mês e a taxa de poupança) e de um hábito que caiba em dez minutos por mês. O resto é decoração.

Este tutorial acompanha passo a passo a construção de um orçamento mensal numa folha de cálculo. Apoia-se no nosso modelo Excel de orçamento mensal gratuito, que se descarrega sem registo: pode preenchê-lo enquanto lê ou inspirar-se nele para criar o seu próprio ficheiro. Os números citados são os dos exemplos fictícios do modelo.

Passo 1: uma linha por receita ou por despesa

A primeira decisão é a mais importante: como organizar os dados. O reflexo habitual é desenhar uma grande tabela com as categorias em linhas e os doze meses em colunas. Parece clara, mas complica-se assim que uma despesa muda de natureza, um mês tem duas faturas do mesmo tipo ou se quer filtrar.

A forma mais robusta é uma lista: uma linha por receita ou por despesa, todos os meses. No modelo, a folha «Orçamento» tem estas colunas:

• Mês: serve qualquer dia do mês, o livro só olha para o mês;
• Secção: receita ou despesa;
• Categoria: escolhida numa lista;
• Montante (€);
• Pago por: eu, cônjuge ou ambos, útil para um casal;
• Fixo: sim ou não, a despesa repete-se todos os meses?;
• Comentário: livre.

O modelo tem seiscentas linhas de registo, quatro anos a uma dúzia de linhas por mês. Uma lista ordena-se, filtra-se, copia-se e alonga-se sem estragar nada: é isso que a torna duradoura. Os cálculos fazem-se noutro sítio, numa folha de síntese que lê essa lista.

Passo 2: escolher uma dúzia de categorias estáveis

A tentação é detalhar tudo: padaria, combustível, portagens, streaming, cabeleireiro… Ao terceiro mês já ninguém sabe onde pôr o quê, e o ficheiro é abandonado. Mais vale uma dúzia de categorias estáveis do que cinquenta que se acaba por deixar de preencher.

O modelo propõe 6 categorias de receitas (o salário de cada um, prémios, rendas recebidas, subsídios, outras receitas) e 12 categorias de despesas:

1. habitação (renda ou crédito);
2. contas e energia;
3. supermercado;
4. transportes;
5. seguros;
6. assinaturas e telemóvel;
7. saúde;
8. filhos;
9. lazer e saídas;
10. férias;
11. impostos;
12. presentes e diversos.

A lista ajuda, não proíbe nada: uma categoria que não esteja na lista pode ser escrita à mão. Na síntese, o gráfico em anel da repartição das despesas agrupa-a então em «Outras rubricas». A regra útil é sobretudo não mudar de categorias pelo caminho; caso contrário, os meses deixam de ser comparáveis. Para saber que métricas acompanhar a seguir, o nosso artigo sobre gestão orçamental detalha as mais úteis.

Passo 3: calcular o que sobra e a taxa de poupança

Dois números resumem um mês.

O que sobra depois das despesas é o que fica depois de tudo pago: receitas menos despesas. Dividido pelas receitas, dá a taxa de poupança, o número que diz se o seu património pode crescer.

Com os exemplos fictícios do modelo, em outubro:

	Outubro
Receitas	4 950 €
Despesas	3 440 €
Sobra depois das despesas	1 510 €
Taxa de poupança	30,5 %

A conta é simples: 4 950 − 3 440 = 1 510 €, e 1 510 ÷ 4 950 = 30,5 %. A folha «Síntese» do modelo mostra-o para o mês escolhido, juntamente com a parte das despesas fixas e a repartição das despesas por categoria.

Estes números são referências de leitura, não objetivos: dependem das suas receitas, da sua habitação e dos seus projetos. Uma taxa de poupança que desce num mês de férias não tem nada de alarmante; o que informa é a tendência ao longo de vários meses. Essa sobra mensal é também o que alimenta o seu fundo de emergência: conhecê-la permite saber em quanto tempo o pode constituir.

Passo 4: distinguir despesas fixas e variáveis

A coluna «Fixo» parece secundária. No entanto, é preciosa. As despesas fixas voltam todos os meses sem que tenha de pensar nelas; as variáveis mudam de um mês para o outro e são aquelas sobre as quais pode agir a curto prazo.

Nos exemplos do modelo, estão marcadas como fixas a habitação, as contas e a energia, os seguros, as assinaturas e o telemóvel, e os impostos. O supermercado, os transportes, a saúde, os filhos, o lazer e as férias são variáveis. Vê-se nos montantes: a habitação mantém-se nos 1 150 € em setembro e em outubro, enquanto as férias passam de 0 para 250 €.

A síntese calcula a parte das despesas fixas no total do mês. Uma parte elevada significa um orçamento rígido: pouca margem se uma receita baixar. Não é um defeito em si, mas é uma informação a ter antes de assumir uma nova despesa recorrente.

Passo 5: manter um histórico de doze meses

Um mês isolado diz pouco. Um pagamento de impostos, o regresso às aulas ou as férias de verão bastam para distorcer a imagem. É a comparação ao longo do tempo que torna o orçamento útil.

Por baixo do mês num relance, a síntese do modelo coloca doze meses lado a lado, a partir do primeiro mês registado: receitas, despesas, o que sobra e taxa de poupança, com um gráfico das receitas e das despesas. Uma sobra negativa aparece a vermelho, o que permite identificar num relance os meses em que recorreu às poupanças.

Em doze meses, as despesas anuais (um seguro pago de uma só vez, os presentes de fim de ano, as férias de verão) encontram o seu lugar, e a taxa de poupança média do ano torna-se legível.

Passo 6: atualizá-lo em dez minutos por mês

É aqui que a maioria dos orçamentos falha: o registo torna-se um fardo. Eis o método que resulta.

1. No primeiro mês, registe cada receita e cada despesa na folha «Orçamento», a partir dos seus extratos. É a única sessão um pouco mais longa.
2. Nos meses seguintes, copie as linhas do mês anterior, mude o mês e ajuste os montantes que mudaram. As fixas quase nunca mudam; só as variáveis pedem uma olhadela ao extrato.
3. Abra a «Síntese»: o último mês registado aparece automaticamente. Para rever um mês anterior, escreva outra data na célula dourada.

No modelo, só as células douradas são para preencher. O ficheiro não contém macros nem scripts: abre no Excel, no Google Sheets (carregue-o no Google Drive e escolha «Abrir com › Google Sheets») e também no LibreOffice e no Numbers.

As fórmulas, para perceber ou refazer o livro

Se construir o seu próprio ficheiro, bastam duas funções: SOMA.SE.S e DATAM.

Para somar as despesas de um mês, as datas têm de estar entre o primeiro dia do mês e o primeiro dia do mês seguinte. É isso que permite registar qualquer dia do mês na coluna «Mês». Com o primeiro dia do mês apresentado em C6:

=SOMA.SE.S(Orçamento!$D$6:$D$605;Orçamento!$B$6:$B$605;"Despesa";Orçamento!$A$6:$A$605;">="&C6;Orçamento!$A$6:$A$605;"<"&DATAM(C6;1))

A mesma fórmula com «Receita» dá as receitas. O que sobra é uma subtração, e a taxa de poupança uma divisão protegida contra um mês vazio:

=SE(C10=0;"";C9/C10)

em que C9 contém o que sobra e C10 as receitas. Para o histórico, DATAM também gera os doze meses: o modelo parte do primeiro mês registado, soma-lhe 0, 1, 2… até 11 meses e aplica a cada linha a mesma SOMA.SE.S. O modelo usa apenas estas fórmulas comuns, e é por isso que funciona em todo o lado.

Os erros mais frequentes

• Demasiadas categorias. Para lá de uma dúzia, o registo abranda e as comparações perdem sentido. Agrupe.
• Manter os exemplos. As linhas já preenchidas do modelo (dois meses, setembro e outubro) são fictícias e estão marcadas «Exemplo fictício: apagar». Apague-as antes de começar; caso contrário, misturam-se com os seus números.
• Esquecer as despesas anuais. Um imposto ou um seguro pago uma vez por ano regista-se no mês em que é pago. O histórico de doze meses põe-no em perspetiva.
• Mudar de categorias a meio do ano. Os meses deixam de ser comparáveis. Se faltar mesmo uma categoria, acrescente-a, mas mantenha as outras.
• Tomar as referências por regras. Uma taxa de poupança de 30,5 % não é uma meta: é o resultado de um exemplo fictício. O que conta é a sua própria tendência.
• Desistir depois de um mês falhado. Basta copiar as linhas do último mês registado e ajustar. Dez minutos, não mais.

Quando a folha de cálculo já não chega

Um orçamento no Excel funciona bem enquanto continua a ser um orçamento. Os limites aparecem quando o quer ligar ao resto: a poupança que se acumula, os investimentos, o crédito habitação, a tesouraria dos próximos meses. A folha de cálculo transforma-se então numa coleção de separadores que não falam entre si, como explicamos em porque é que as folhas de cálculo não bastam.

Nesse dia, nada se perde. O modelo importa-se no Patrice, gratuitamente: Definições › Importar e exportar › Importar › Importação Orçamento. O Patrice reconhece as colunas Mês, Secção, Categoria, Montante, Pago por e Fixo, classifica cada linha como receita ou despesa e mostra-lhe os meses que serão escritos antes de confirmar. Cada mês importado substitui o mês já guardado, e o ficheiro é lido no seu navegador.

O Patrice liga então o seu orçamento ao seu património e às suas previsões de tesouraria. O orçamento avançado (parte de cada um no casal, objetivos de poupança, análise por IA) faz parte do Premium; o modelo continua gratuito e completo.

Para começar, basta um ficheiro e os extratos do mês passado: descarregue o modelo Excel de orçamento, apague os exemplos e registe o seu primeiro mês.