Fare il budget su Excel, passo dopo passo (modello gratuito)

Un budget su Excel non deve essere complicato per essere utile. Gli servono una struttura semplice, una dozzina di categorie che non cambiano, le due cifre che contano davvero (ciò che resta a fine mese e il tasso di risparmio) e un'abitudine che stia in dieci minuti al mese. Il resto è decorazione.

Questa guida segue passo dopo passo la costruzione di un budget mensile in un foglio di calcolo. Si appoggia al nostro modello Excel di budget mensile gratuito, scaricabile senza registrazione: potete compilarlo mentre leggete, oppure prenderlo come spunto per costruire il vostro file. Le cifre citate sono quelle degli esempi fittizi del modello.

Passo 1: una riga per entrata o per uscita

La prima decisione è la più importante: come ordinare i dati. Il riflesso comune è disegnare una grande tabella con le categorie in riga e i dodici mesi in colonna. Sembra chiara, ma si complica non appena una spesa cambia natura, un mese ha due bollette dello stesso tipo o si vuole filtrare.

La forma più robusta è un elenco: una riga per entrata o per uscita, ogni mese. Nel modello, il foglio «Budget» ha queste colonne:

• Mese: va bene qualsiasi giorno del mese, la cartella guarda solo il mese;
• Sezione: entrata o uscita;
• Categoria: scelta da un elenco;
• Importo (€);
• Pagato da: io, coniuge o entrambi, utile per una coppia;
• Fisso: sì o no, la spesa si ripete ogni mese?;
• Commento: libero.

Il modello prevede seicento righe di inserimento, quattro anni a una dozzina di righe al mese. Un elenco si ordina, si filtra, si copia e si allunga senza rompere nulla: è questo che lo rende duraturo. I calcoli si fanno altrove, in un foglio di sintesi che legge l'elenco.

Passo 2: scegliere una dozzina di categorie stabili

La tentazione è dettagliare tutto: panetteria, carburante, pedaggi, streaming, parrucchiere… Al terzo mese nessuno sa più dove mettere cosa, e il file viene abbandonato. Meglio una dozzina di categorie stabili che cinquanta che si finisce per non compilare più.

Il modello propone 6 categorie di entrate (lo stipendio di ciascuno, premi, affitti incassati, sussidi, altre entrate) e 12 categorie di uscite:

1. casa (affitto o mutuo);
2. utenze ed energia;
3. alimentari;
4. trasporti;
5. assicurazioni;
6. abbonamenti e telefono;
7. salute;
8. figli;
9. svago e uscite;
10. vacanze;
11. tasse;
12. regali e varie.

L'elenco aiuta, non vieta nulla: una categoria assente si può digitare a mano. Nella sintesi, il grafico ad anello della ripartizione delle uscite la raccoglie allora sotto «Altre voci». La regola utile è soprattutto non cambiare categorie strada facendo, altrimenti i mesi non si confrontano più. Per capire quali metriche seguire poi, il nostro articolo sulla gestione del budget descrive le più utili.

Passo 3: calcolare ciò che resta e il tasso di risparmio

Due cifre riassumono un mese.

Ciò che resta dopo le uscite è quanto avanza una volta pagato tutto: entrate meno uscite. Diviso per le entrate, dà il tasso di risparmio, la cifra che dice se il vostro patrimonio può crescere.

Con gli esempi fittizi del modello, in ottobre:

	Ottobre
Entrate	4.950 €
Uscite	3.440 €
Resta dopo le uscite	1.510 €
Tasso di risparmio	30,5 %

Il conto è semplice: 4.950 − 3.440 = 1.510 €, e 1.510 ÷ 4.950 = 30,5 %. Il foglio «Sintesi» del modello lo mostra per il mese scelto, insieme alla quota delle uscite fisse e alla ripartizione delle uscite per categoria.

Queste cifre sono riferimenti di lettura, non obiettivi: dipendono dalle vostre entrate, dalla vostra casa e dai vostri progetti. Un tasso di risparmio che cala in un mese di vacanza non ha nulla di allarmante; è la tendenza su più mesi a dire qualcosa. Questo avanzo mensile è anche ciò che alimenta il vostro fondo di emergenza: conoscerlo vi permette di sapere in quanto tempo potete costituirlo.

Passo 4: distinguere uscite fisse e variabili

La colonna «Fisso» sembra un dettaglio. Invece è preziosa. Le uscite fisse tornano ogni mese senza che dobbiate pensarci; quelle variabili cambiano da un mese all'altro e sono quelle su cui potete agire nel breve periodo.

Negli esempi del modello sono segnate come fisse la casa, le utenze e l'energia, le assicurazioni, gli abbonamenti e il telefono, e le tasse. Alimentari, trasporti, salute, figli, svago e vacanze sono variabili. Si vede dagli importi: la casa resta a 1.150 € a settembre e a ottobre, mentre le vacanze passano da 0 a 250 €.

La sintesi calcola la quota delle uscite fisse sul totale del mese. Una quota elevata significa un budget rigido: poco margine se un'entrata cala. Non è un difetto in sé, ma è un'informazione da avere prima di impegnarsi in una nuova spesa ricorrente.

Passo 5: tenere uno storico di dodici mesi

Un mese isolato dice poco. Una scadenza fiscale, il rientro a scuola o le vacanze estive bastano a falsare il quadro. È il confronto nel tempo che rende utile il budget.

Sotto il mese in breve, la sintesi del modello affianca dodici mesi, a partire dal primo mese inserito: entrate, uscite, ciò che resta e tasso di risparmio, con un grafico delle entrate e delle uscite. Un saldo negativo compare in rosso, così individuate a colpo d'occhio i mesi in cui avete attinto ai risparmi.

Su dodici mesi, le spese annuali (un'assicurazione pagata in un'unica soluzione, i regali di fine anno, le vacanze estive) trovano il loro posto, e il tasso di risparmio medio dell'anno diventa leggibile.

Passo 6: aggiornarlo in dieci minuti al mese

È qui che falliscono la maggior parte dei budget: l'inserimento diventa un peso. Ecco il metodo che regge.

1. Il primo mese, inserite ogni entrata e ogni uscita nel foglio «Budget», partendo dagli estratti conto. È l'unica sessione un po' lunga.
2. Nei mesi successivi, copiate le righe del mese precedente, cambiate il mese e adattate gli importi che sono cambiati. Le fisse non cambiano quasi mai; solo le variabili richiedono uno sguardo all'estratto conto.
3. Aprite la «Sintesi»: l'ultimo mese inserito compare da solo. Per rivedere un mese precedente, digitate un'altra data nella cella dorata.

Nel modello vanno compilate solo le celle dorate. Il file non contiene né macro né script: si apre in Excel, in Google Sheets (caricatelo su Google Drive, poi «Apri con › Fogli Google») e anche in LibreOffice e Numbers.

Le formule, per capire o rifare la cartella

Se costruite il vostro file, bastano due funzioni: SOMMA.PIÙ.SE e DATA.MESE.

Per sommare le uscite di un mese, le date devono cadere tra il primo giorno del mese e il primo giorno del mese successivo. È ciò che permette di inserire qualsiasi giorno del mese nella colonna «Mese». Con il primo giorno del mese mostrato in C6:

=SOMMA.PIÙ.SE(Budget!$D$6:$D$605;Budget!$B$6:$B$605;"Uscita";Budget!$A$6:$A$605;">="&C6;Budget!$A$6:$A$605;"<"&DATA.MESE(C6;1))

La stessa formula con «Entrata» dà le entrate. Ciò che resta è una sottrazione, e il tasso di risparmio una divisione protetta contro un mese vuoto:

=SE(C10=0;"";C9/C10)

dove C9 contiene ciò che resta e C10 le entrate. Per lo storico, DATA.MESE genera anche i dodici mesi: il modello parte dal primo mese inserito, gli aggiunge 0, 1, 2… fino a 11 mesi e applica a ogni riga la stessa SOMMA.PIÙ.SE. Il modello usa solo queste formule comuni, ed è per questo che funziona ovunque.

Gli errori più frequenti

• Troppe categorie. Oltre la dozzina, l'inserimento rallenta e i confronti perdono senso. Raggruppate.
• Tenere gli esempi. Le righe già compilate del modello (due mesi, settembre e ottobre) sono fittizie e segnate «Esempio fittizio: da cancellare». Cancellatele prima di iniziare, altrimenti si mescolano alle vostre cifre.
• Dimenticare le spese annuali. Una tassa o un'assicurazione pagata una volta l'anno si inserisce nel mese in cui viene pagata. Lo storico di dodici mesi la rimette in prospettiva.
• Cambiare categorie a metà anno. I mesi non si confrontano più. Se manca davvero una categoria, aggiungetela, ma tenete le altre.
• Prendere i riferimenti per regole. Un tasso di risparmio del 30,5 % non è un traguardo: è il risultato di un esempio fittizio. Conta la vostra tendenza.
• Mollare dopo un mese saltato. Basta copiare le righe dell'ultimo mese inserito e adattarle. Dieci minuti, non di più.

Quando il foglio di calcolo non basta più

Un budget su Excel funziona bene finché resta un budget. I limiti emergono quando lo si vuole collegare al resto: i risparmi che si accumulano, gli investimenti, il mutuo, la liquidità dei mesi a venire. Il foglio di calcolo diventa allora una raccolta di schede che non si parlano, come spieghiamo in perché Excel non basta più.

Quel giorno non si perde nulla. Il modello si importa in Patrice, gratuitamente: Impostazioni › Importazione ed esportazione › Importa › Importazione Budget. Patrice riconosce le colonne Mese, Sezione, Categoria, Importo, Pagato da e Fisso, classifica ogni riga come entrata o uscita e vi mostra i mesi che verranno scritti prima di confermare. Ogni mese importato sostituisce quello già salvato, e il file viene letto nel browser.

Patrice collega poi il budget al patrimonio e alle previsioni di liquidità. Il budget avanzato (quota di ciascuno nella coppia, obiettivi di risparmio, analisi con IA) fa parte di Premium; il modello resta gratuito e completo.

Per cominciare bastano un file e gli estratti conto del mese scorso: scaricate il modello Excel di budget, cancellate gli esempi e inserite il vostro primo mese.